Dein eigenes No‑Code‑CRM für die Solo‑Beratung, klar, schnell und skalierbar

Wir widmen uns heute dem Aufbau eines maßgeschneiderten CRM ohne Programmierung für eine Ein‑Personen‑Beratung: von der Auswahl passender No‑Code‑Tools über ein leichtes Datenmodell bis zu Automationen, Dashboards und Datenschutz. Mit pragmatischen Beispielen, kleinen Übungen und echten Geschichten zeigen wir, wie du in ein bis zwei Tagen Ordnung schaffst, Chancen zuverlässig nachverfolgst und dir spürbar Zeit für hochwertige Beratung zurückholst.

Warum ein leichtes System den Beratungsalltag spürbar erleichtert

Zwischen Kundenterminen, Angeboten und Rechnungen verschwinden wichtige Notizen leicht im Posteingang. Ein leichtes, eigenes No‑Code‑CRM schafft Verlässlichkeit, ohne dich zu überladen. Wir klären Ziele, Prioritäten und Grenzen, damit du nur erfasst, was Entscheidungen und Umsatz wirklich antreibt. Ein kurzer Blick am Morgen reicht, um Fokus zu finden, Chancen zu bewerten und nichts zu vergessen. Teile gern deine größten Engpässe in den Kommentaren; wir passen kommende Beiträge darauf an.

Was unbedingt hinein gehört

Kontakte, Firmen, Deals, Aktivitäten und Angebote bilden das Rückgrat. Du brauchst eindeutige IDs, verantwortliche Person, Status, nächste Aktion und Frist. Alles Weitere ist optional und wächst bei Bedarf. Je klarer die Pflichtfelder, desto schneller erfasst du Informationen und hältst Momentum.

Was du mutig weglässt

Überladene Formulare verlangsamen dich. Lasse Fantasiefelder, selten genutzte Tags und komplizierte Bewertungsmatrizen vorerst weg. Wenn ein Feld nie Entscheidungen verbessert, fliegt es raus. So bleiben Eingaben leicht, Daten sauber und dein Kopf frei für wertvolle Gespräche.

Die richtigen No‑Code‑Bausteine wählen

Nicht jedes Tool passt zu jeder Arbeitsweise. Wir vergleichen Airtable, Notion, Google Sheets, und bauen bei Bedarf Oberflächen mit Softr oder Glide. Für Automationen genügen Make, Zapier oder n8n. Entscheidender als Logos sind Zuverlässigkeit, Exportfähigkeit, Datenschutzvereinbarungen und dein Gefühl, schnell etwas anpassen zu können, ohne alles neu zu denken.

Ein Datenmodell, das mit dir mitwächst

Ein gutes Modell trennt Personen von Organisationen, Verkäufe von Aktivitäten und schafft eindeutige Verknüpfungen. So kannst du Fragen beantworten wie: Welche Gespräche führten zu Abschlüssen? Wo stocken Angebote? Welche nächsten Schritte fehlen? Wir bauen schlank, lesbar und so, dass du später problemlos Felder ergänzen kannst.

Kontakte, Firmen, Leads und Deals sauber trennen

Lege je einen Datentyp für Personen und Unternehmen an und verknüpfe sie. Leads bilden die erste Kontaktaufnahme, Deals stehen für konkrete Verkaufschancen. Mit eindeutigen Schlüsseln vermeidest du Dubletten, behältst Historie und kannst Aktivitäten sauber allen Beteiligten zuordnen.

Pipeline‑Phasen und Pflichtfelder

Definiere Phasen wie Qualifizierung, Angebot, Verhandlung, Gewonnen, Verloren. Pro Phase legst du klare Pflichtfelder fest, zum Beispiel Budgetrahmen, Entscheider:in, nächste Aktion, Termin. So wird aus Bauchgefühl eine wiederholbare Methode, die dir konsistente Daten und verlässliche Vorhersagen liefert.

Aktivitätenjournal als verlässliches Gedächtnis

Jeder Anruf, jede E‑Mail, jedes Meeting landet als Aktivität am richtigen Datensatz. Ein kurzes Freitextfeld, Ergebnisstatus und nächste Aufgabe genügen. Dadurch entsteht ein lückenloses Protokoll, das dir beim Rückblick, bei Urlaubsvertretung und bei strittigen Fragen Sicherheit gibt.

Eingänge abfangen und qualifizieren

Erfasse Website‑Anfragen mit einfachen Formularen und schreibe sie direkt in deine Tabelle. Prüfe Pflichtfelder, sende eine freundliche Bestätigung und vergib automatisch die erste Aufgabe. So geht nichts verloren, und deine Antwortzeit sinkt sichtbar, oft schon am ersten Tag.

Erinnern statt stressen: Follow‑ups richtig timen

Erinnerungen sind nur hilfreich, wenn sie dosiert sind. Plane Folgeaufgaben mit sinnvollen Abständen, nutze Wochentage und Uhrzeiten, die zu deinem Rhythmus passen, und setze Stummschaltungen für Urlaubszeiten. So bleibst du verlässlich, ohne Benachrichtigungen inflationär werden zu lassen.

Angebote und Dokumente automatisch generieren

Baue Vorlagen für Angebote, Leistungsbeschreibungen und Rechnungsentwürfe, die Felder automatisch füllen. Ein Klick erzeugt ein ordentliches PDF, archiviert es beim Deal und schickt eine Entwurfs‑Mail an dich. Du prüfst, personalisierst wenige Sätze und versendest selbstbewusst, innerhalb weniger Minuten.

Morgendliches Fokus‑Dashboard

Die erste Ansicht am Morgen zeigt nur das Wesentliche: drei wichtigste Aufgaben, Deals kurz vor Abschluss, Leads mit überfälligen Antworten. Alles andere verschwindet temporär. So startest du proaktiv, beruhigt und mit einer klaren Reihenfolge, statt unruhig E‑Mails zu sortieren.

Wöchentlicher Review in 30 Minuten

Ein kurzer Wochenrückblick prüft Pipeline‑Zustände, Conversion‑Raten und die Qualität deiner Gespräche. Wir notieren Lernpunkte, passen Formulierungen an und räumen Felder auf. Dieser feste Termin verhindert Aufschieben, stärkt Selbstvertrauen und sorgt dafür, dass das System mit deiner Praxis mitlernt.

Pipeline‑Gesundheit und Forecast realistisch halten

Ein monatlicher Forecast kombiniert Deal‑Wahrscheinlichkeit, geplantes Volumen und erwartete Termine. Du siehst früh, ob Maßnahmen nötig sind, beispielsweise Outreach oder Content. Transparenz nimmt Druck, weil du Bewegung erkennst und bewusst steuerst, statt dich von zufälligen Anfragen abhängig zu fühlen.

Praxisgeschichten, Stolperfallen und nächste Schritte

Hier sammeln wir Erfahrungen aus Projekten und laden dich ein, mitzudiskutieren. Du liest, wie kleine Anpassungen große Wirkung entfalten, wo typischerweise Zeit verloren geht und welche Reihenfolge sich bewährt. Am Ende findest du eine kurze Übung und die Einladung, deine Ergebnisse zu teilen, damit alle mitlernen.

Vom chaotischen Posteingang zum klaren System

Ein Solo‑Berater sortierte früher täglich Mails, kopierte Adressen in Excel und vergaß Fälligkeiten. Nach zwei Nachmittagen mit einer Tabellenbasis, drei Ansichten und zwei Automationen waren Anfragen, Aufgaben und Deals verknüpft. Ergebnis: klare Prioritäten, kürzere Antwortzeiten, messbar mehr Abschlüsse trotz gleichbleibender Arbeitsstunden.

Der fast verlorene Lead, der zum Stammkunden wurde

Eine Beraterin hielt einen alten Kontakt fälschlich für inaktiv. Das Aktivitätsjournal zeigte jedoch drei warme Signale. Ein kurzer, gut getimter Anruf mit klarer Nächster‑Schritt‑Notiz führte zur Zusammenarbeit. Die Kombination aus Übersicht und Ritual schlug Bauchgefühl deutlich, freundlich und nachhaltig.

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